نرمافزار اعلام میکند موجودی یک کالا منفی شده، اما شما مطمئن هستید همان کالا هنوز داخل انبار وجود دارد. یا برعکس، سیستم چند عدد موجودی نشان میدهد، اما هنگام آمادهسازی سفارش چیزی در قفسه پیدا نمیکنید.
اختلاف میان موجودی نرمافزار و موجودی واقعی انبار یکی از رایجترین مشکلات فروشگاهها، عمدهفروشیها، پیجهای فروش آنلاین و کسبوکارهایی است که با کالا سروکار دارند.
این اختلاف معمولاً بهدلیل یک خطای کوچک ایجاد میشود؛ مثلاً ثبتنشدن فاکتور خرید، انتخاب تعداد اشتباه در فاکتور فروش، انتخاب رنگ نادرست، ثبتنشدن کالای آسیبدیده یا انجام ندادن منظم انبارگردانی.
در این مقاله بررسی میکنیم اختلاف موجودی چیست، چرا موجودی کالا منفی میشود و چطور میتوان در حسابیک با استفاده از جزئیات کالا، کاردکس، فاکتورها، ورود و خروج دستی و انبارگردانی، علت اختلاف را پیدا و اصلاح کرد.
اختلاف موجودی کالا یعنی چه؟
اختلاف موجودی زمانی اتفاق میافتد که تعداد ثبتشده برای یک کالا در نرمافزار با تعداد واقعی همان کالا در انبار، قفسه یا فروشگاه یکسان نباشد.
برای مثال ممکن است نرمافزار موجودی یک مانتو را یک عدد نشان دهد، اما هنگام شمارش واقعی سه عدد از آن کالا پیدا شود. در این حالت، موجودی واقعی دو عدد بیشتر از موجودی سیستم است.
این اختلاف میتواند برای کل کالا یا فقط برای یکی از رنگها یا تنوعهای آن اتفاق بیفتد. برای مثال ممکن است موجودی کل یک مانتو درست باشد، اما تعداد رنگ مشکی و کرم آن اشتباه ثبت شده باشد.
موجودی منفی کالا چرا ایجاد میشود؟
موجودی منفی یعنی تعداد خروج ثبتشده برای کالا بیشتر از تعداد ورود آن بوده است.
فرض کنید برای کالای نمونه «مانتو لینن تابستانه» با کد CL-1001، تعداد ۸ عدد رنگ مشکی در فاکتور خرید ثبت شده باشد. اگر بعداً در فاکتورهای فروش مجموعاً ۹ عدد رنگ مشکی فروخته شود، موجودی رنگ مشکی به منفی یک میرسد.
موجودی منفی همیشه به این معنی نیست که واقعاً کالایی بدون موجودی فروخته شده است. ممکن است کالا وارد انبار شده باشد، اما فاکتور خرید یا ورود دستی آن ثبت نشده باشد. به همین دلیل برای پیدا کردن علت اصلی باید مسیر ورود و خروج کالا بررسی شود.
یک مثال ساده از اختلاف موجودی
برای درک بهتر، این سناریوی نمونه را در نظر بگیرید:
- نام کالا: مانتو لینن تابستانه
- کد کالا: CL-1001
- رنگها: مشکی و کرم
- خرید رنگ مشکی: ۸ عدد
- فروش رنگ مشکی: ۹ عدد
- موجودی سیستم رنگ مشکی: منفی ۱
- موجودی واقعی رنگ مشکی در انبار: ۱ عدد
در این مثال، بین موجودی سیستم و انبار واقعی دو عدد اختلاف وجود دارد. این اختلاف میتواند بهدلیل ثبتنشدن ورود دو عدد کالا، اشتباه در تعداد یکی از فاکتورهای فروش یا ثبت اشتباه رنگ کالا باشد.
برای مشخص شدن علت، باید کاردکس همان کالا و همان رنگ بررسی شود.
۷ علت رایج اختلاف موجودی کالا
۱. موجودی اولیه کالا اشتباه ثبت شده است
یکی از اولین علتهای اختلاف موجودی، ثبت نادرست موجودی ابتدای کار است. اگر هنگام شروع استفاده از نرمافزار تعداد واقعی کالاها دقیق شمارش و ثبت نشود، تمام خریدها، فروشها و گزارشهای بعدی بر اساس یک عدد اشتباه محاسبه خواهند شد.
برای جلوگیری از این مشکل، قبل از ثبت موجودی اولیه باید کالاها بر اساس نام، کد، واحد و در صورت نیاز رنگ یا تنوع شمارش شوند.
۲. فاکتور خرید یا ورود کالا ثبت نشده است
گاهی کالا از تأمینکننده تحویل گرفته میشود و وارد انبار میشود، اما فاکتور خرید آن همان روز در نرمافزار ثبت نمیشود.
در نتیجه کالا بهصورت فیزیکی در انبار وجود دارد، اما موجودی سیستم افزایش پیدا نکرده است. اگر همان کالا فروخته شود، سیستم ممکن است موجودی منفی نمایش دهد.
در حسابیک، ثبت فاکتور خرید باعث افزایش موجودی کالای انباردار میشود. اگر کالا بدون فاکتور خرید وارد شده باشد، در شرایط مناسب میتوان از ورود دستی کالا استفاده کرد.
برای آشنایی با ثبت فاکتور، مقاله آموزش ثبت فاکتور خرید و فروش در حسابیک را مطالعه کنید.
۳. تعداد کالا در فاکتور فروش اشتباه ثبت شده است
ثبت تعداد نادرست در فاکتور فروش مستقیماً روی موجودی اثر میگذارد. برای مثال اگر مشتری دو عدد کالا خریده باشد، اما بهاشتباه سه عدد در فاکتور ثبت شود، موجودی سیستم یک عدد بیشتر از مقدار واقعی کاهش پیدا میکند.
قبل از ثبت نهایی فاکتور، بهتر است نام کالا، تعداد، رنگ، قیمت و تخفیف بررسی شود.
۴. رنگ یا تعداد رنگ اشتباه انتخاب شده است
در فروشگاههای پوشاک، کیف، کفش، اکسسوری و کالاهای رنگدار، اختلاف موجودی ممکن است فقط مربوط به یک رنگ باشد.
در حسابیک، زمانی که کالای رنگدار در فاکتور خرید یا فروش انتخاب میشود، تعداد هر رنگ از بخش مدیریت رنگها مشخص میشود. تعداد ثبتشده فقط روی موجودی همان رنگ اثر میگذارد.
برای مثال اگر مشتری یک مانتوی مشکی خریده باشد، اما در فاکتور تعداد آن برای رنگ کرم ثبت شود، موجودی کل ممکن است ظاهراً درست باشد؛ اما موجودی رنگ مشکی و کرم هر دو اشتباه خواهند شد.
به همین دلیل باید هنگام ثبت فاکتور، رنگ و تعداد هر رنگ با کالای تحویلدادهشده تطبیق داده شود.
برای یادگیری نحوه تعریف رنگ، کد، قیمت و سایر اطلاعات محصول میتوانید مقاله آموزش تعریف کالا در حسابیک را بخوانید.
۵. ضایعات، خرابی، مصرف داخلی یا گمشدن کالا ثبت نشده است
همه خروجهای کالا از طریق فروش اتفاق نمیافتند. ممکن است یک کالا آسیب ببیند، گم شود، برای مصرف داخلی استفاده شود یا بهعنوان نمونه از انبار خارج شود.
اگر این خروجها ثبت نشوند، موجودی نرمافزار بیشتر از موجودی واقعی انبار نمایش داده میشود.
در این شرایط میتوان از خروج دستی کالا استفاده کرد. خروج دستی در حسابیک بهعنوان یک ردیف مستقل در کاردکس ثبت میشود و توضیحات آن نیز قابل پیگیری است.
۶. برگشت کالا یا لغو سفارش بهدرستی ثبت نشده است
اگر مشتری کالایی را پس بدهد، اما برگشت آن در سیستم ثبت نشود، کالا دوباره وارد انبار شده ولی موجودی نرمافزار افزایش پیدا نکرده است.
همچنین اگر فاکتور یا سفارش لغو شود، باید اثر آن روی موجودی بررسی شود. حذف، ویرایش یا اصلاح فاکتورها بدون بررسی موجودی میتواند باعث اختلاف شود.
۷. انبارگردانی منظم انجام نشده است
حتی اگر خریدها و فروشها منظم ثبت شوند، ممکن است در طول زمان خطاهای کوچک، خرابی، جابهجایی کالا یا اشتباهات انسانی باعث اختلاف موجودی شوند.
انبارگردانی کمک میکند موجودی ثبتشده در نرمافزار با تعداد واقعی کالاها مقایسه شود و اختلافها قبل از بزرگ شدن شناسایی شوند.
چطور علت اختلاف موجودی را پیدا کنیم؟
مرحله اول: بررسی لیست کالاها
ابتدا وارد لیست کالاها شوید و کالای موردنظر را بر اساس نام، کد یا بارکد جستجو کنید.
در این بخش میتوانید موجودی فعلی کالا را مشاهده کنید. اگر موجودی منفی یا غیرمنتظره است، وارد صفحه جزئیات کالا شوید.
مرحله دوم: بررسی جزئیات کالا و موجودی رنگها
در صفحه جزئیات کالا، اطلاعات اصلی مانند کد کالا، قیمت خرید، قیمت فروش، تعداد خرید، تعداد فروش، موجودی فعلی و رنگهای کالا نمایش داده میشود.
اگر کالا رنگدار است، موجودی هر رنگ را جداگانه بررسی کنید. ممکن است موجودی کل قابلقبول باشد، اما یکی از رنگها موجودی منفی داشته باشد.
مرحله سوم: بررسی کاردکس کالا
کاردکس کالا مهمترین ابزار برای پیدا کردن علت اختلاف موجودی است.
در کاردکس میتوانید تمام عملیات مربوط به یک کالا را بهترتیب تاریخ مشاهده کنید؛ از جمله:
- فاکتور خرید
- فاکتور فروش
- ورود دستی
- خروج دستی
- اصلاح حاصل از انبارگردانی
هر عملیات بهصورت یک ردیف جداگانه ثبت میشود و اطلاعاتی مثل تاریخ، مرجع، تعداد ورود، تعداد خروج و مانده بعد از عملیات را نمایش میدهد.
برای مثال در سناریوی نمونه، کاردکس نشان میدهد ۸ عدد رنگ مشکی وارد شده، اما مجموع خروجهای ثبتشده ۹ عدد بوده است. همین بررسی مشخص میکند چرا موجودی سیستم به منفی یک رسیده است.
برای آموزش کاملتر این بخش، مقاله مدیریت انبار و کاردکس کالا در حسابیک را مطالعه کنید.
مرحله چهارم: بررسی فاکتورهای خرید و فروش
شماره فاکتورهای نمایشدادهشده در کاردکس را باز کنید و تعداد و رنگ ثبتشده در آنها را با اسناد واقعی، سفارش مشتری یا کالای تحویلگرفتهشده مقایسه کنید.
در کالاهای رنگدار باید بررسی شود که تعداد هر رنگ در فاکتور خرید و فروش درست ثبت شده باشد.
مرحله پنجم: بررسی ورود و خروج دستی
ورود و خروج دستی باید فقط برای عملیات واقعی خارج از فاکتور استفاده شود.
در حسابیک، هر ورود یا خروج دستی یک ردیف مستقل در کاردکس ایجاد میکند. بنابراین میتوانید بررسی کنید چه زمانی، چه تعداد کالا و با چه توضیحی به موجودی اضافه یا از آن کم شده است.
چه زمانی از ورود دستی کالا استفاده کنیم؟
ورود دستی برای زمانی مناسب است که کالا واقعاً وارد انبار شده، اما این ورود از طریق فاکتور خرید ثبت نشده است.
موارد رایج استفاده از ورود دستی:
- ثبت موجودی اولیه
- انتقال کالا از انبار دیگر
- اصلاح یک ورود ثبتنشده
- ورود کالای برگشتی در شرایط خاص
- ثبت کالایی که بدون فاکتور وارد انبار شده است
در زمان ورود دستی کالای رنگدار، باید رنگ و تعداد مربوط به همان رنگ انتخاب شود. پس از ثبت، عملیات بهعنوان یک ردیف جداگانه در کاردکس قابل مشاهده است.
چه زمانی از خروج دستی کالا استفاده کنیم؟
خروج دستی زمانی استفاده میشود که کالا از انبار خارج شده، اما این خروج از طریق فاکتور فروش انجام نشده است.
موارد رایج استفاده:
- ثبت کالای آسیبدیده یا ضایعات
- مصرف داخلی
- گمشدن کالا
- ارسال نمونه
- انتقال به محل دیگر
- اصلاح خروج ثبتنشده
بهتر است برای هر خروج دستی توضیح روشنی ثبت شود تا بعداً علت آن در کاردکس قابل پیگیری باشد.
انبارگردانی در حسابیک چگونه اختلاف موجودی را اصلاح میکند؟
در بخش انبارگردانی ابتدا کالای موردنظر انتخاب میشود. سیستم موجودی فعلی کالا و موجودی هر رنگ را نمایش میدهد.
سپس تعداد واقعی شمارششده برای هر رنگ وارد میشود. سیستم اختلاف میان موجودی ثبتشده و موجودی واقعی را محاسبه میکند.
در مثال نمونه، موجودی سیستم برای رنگ مشکی منفی یک است، اما هنگام شمارش واقعی یک عدد کالا در انبار پیدا شده است. بنابراین اختلاف دو عدد است.
بعد از ثبت انبارگردانی، حسابیک اختلاف را بهصورت خودکار روی موجودی اعمال میکند و عملیات اصلاح موجودی بهعنوان یک ردیف قابل پیگیری در کاردکس کالا ثبت میشود.
در بخش توضیحات بهتر است علت اختلاف نوشته شود؛ برای مثال:
اصلاح اختلاف شمارش واقعی با موجودی سیستم پس از بررسی کاردکس و فاکتورها
آیا باید هر اختلافی را مستقیم با انبارگردانی اصلاح کنیم؟
خیر. قبل از اصلاح موجودی بهتر است ابتدا علت اختلاف پیدا شود.
اگر اختلاف بهدلیل اشتباه در یک فاکتور خرید یا فروش باشد، بهتر است همان سند بررسی و در صورت امکان اصلاح شود. اگر علت اختلاف، ورود یا خروجی باشد که ثبت نشده، میتوان عملیات مربوط را ثبت کرد.
انبارگردانی زمانی مناسب است که موجودی واقعی شمارش شده و پس از بررسی اسناد و کاردکس، همچنان بین سیستم و انبار اختلاف وجود داشته باشد.
چکلیست جلوگیری از اختلاف موجودی
- برای هر کالا نام و کد واضح تعریف کنید.
- واحد اندازهگیری کالا را درست انتخاب کنید.
- برای کالاهای رنگدار، رنگها را جداگانه ثبت کنید.
- فاکتور خرید را همزمان با ورود کالا ثبت کنید.
- فاکتور فروش را با تعداد و رنگ واقعی ثبت کنید.
- قبل از نهایی کردن فاکتور، تعداد هر رنگ را بررسی کنید.
- ضایعات، خرابی و مصرف داخلی را با خروج دستی ثبت کنید.
- ورود و خروج دستی را همراه با توضیح ثبت کنید.
- کاردکس کالاهای دارای موجودی منفی را بررسی کنید.
- انبارگردانی را بهصورت دورهای انجام دهید.
اختلاف موجودی برای فروشگاههای پوشاک چه اهمیتی دارد؟
در فروشگاههای پوشاک ممکن است یک مدل در چند رنگ موجود باشد. اگر تعداد هر رنگ جداگانه کنترل نشود، ممکن است فروشنده تصور کند کالا موجود است، اما رنگ درخواستی مشتری تمام شده باشد.
ثبت دقیق رنگ در فاکتور خرید و فروش، بررسی موجودی هر رنگ و انجام انبارگردانی دورهای کمک میکند احتمال فروش کالای ناموجود کمتر شود.
اگر پیج یا فروشگاه آنلاین پوشاک دارید، مقاله حسابداری آنلاین برای پیج اینستاگرامی پوشاک نیز میتواند برای مدیریت سفارشها، مشتریها، پرداختها و موجودی رنگها مفید باشد.
جمعبندی
اختلاف موجودی معمولاً از یک اشتباه کوچک شروع میشود؛ ثبتنشدن خرید، تعداد اشتباه در فروش، انتخاب رنگ نادرست، خروج ثبتنشده یا انجام ندادن انبارگردانی.
برای پیدا کردن علت اختلاف، ابتدا جزئیات کالا و موجودی رنگها را بررسی کنید، سپس کاردکس و فاکتورهای خرید و فروش را ببینید. ورود و خروجهای دستی نیز باید بهصورت جداگانه بررسی شوند.
در حسابیک، فاکتور خرید و فروش، موجودی رنگها، ورود و خروج دستی، کاردکس و انبارگردانی به یکدیگر متصل هستند. بعد از ثبت انبارگردانی نیز اختلاف بهصورت خودکار روی موجودی اعمال و در کاردکس قابل پیگیری میشود.
با ثبت منظم عملیات و بررسی دورهای موجودی، میتوانید قبل از اینکه یک اختلاف کوچک به فروش اشتباه، خرید غیرضروری یا گزارش نادرست منجر شود، آن را شناسایی و اصلاح کنید.