ممکن است فروش فروشگاه خوب باشد، سفارشها یکی پس از دیگری ثبت شوند و حساب بانکی هم مرتب ورودی داشته باشد؛ اما در پایان ماه هنوز ندانید سود واقعی کسبوکارتان چقدر بوده یا پول فروش دقیقاً کجا خرج شده است.
این اتفاق همیشه بهدلیل کم بودن فروش نیست. گاهی چند اشتباه ساده در ثبت فاکتورها، دریافتها، پرداختها، هزینهها و موجودی کالا باعث میشود تصویر درستی از وضعیت مالی کسبوکار نداشته باشید.
اشتباهات حسابداری در ابتدا ممکن است کوچک و بیاهمیت به نظر برسند؛ اما با افزایش تعداد مشتریها، کالاها و سفارشها، همین خطاهای کوچک میتوانند به اختلاف موجودی، مانده حساب اشتباه، گزارشهای غیرقابل اعتماد و حتی کاهش سود منجر شوند.
در این مقاله با ۷ اشتباه رایج حسابداری در فروشگاهها و کسبوکارهای کوچک آشنا میشویم و بررسی میکنیم چطور میتوان از آنها جلوگیری کرد.
فروش بالا همیشه به معنی سود بالا نیست
یکی از رایجترین اشتباهات صاحبان کسبوکار این است که مبلغ فروش را با سود واقعی اشتباه میگیرند. ممکن است در یک روز ۱۰ میلیون تومان فروش داشته باشید، اما تمام این مبلغ سود شما نیست.
برای محاسبه سود واقعی باید هزینه خرید کالا، ارسال، بستهبندی، تخفیفها، مرجوعیها، اجاره، حقوق، تبلیغات و سایر هزینههای کسبوکار را هم در نظر بگیرید.
برای مثال اگر ۱۰ میلیون تومان فروش داشته باشید، اما قیمت خرید کالاها ۷ میلیون تومان و مجموع سایر هزینهها ۲ میلیون تومان باشد، سود واقعی شما فقط یک میلیون تومان است.
بنابراین برای تصمیمگیری درست، فقط نگاه کردن به مبلغ فروش کافی نیست. اطلاعات مالی باید بهصورت کامل و منظم ثبت شوند.
۱. قاطی کردن پول شخصی با پول کسبوکار
بسیاری از صاحبان فروشگاهها، مخصوصاً در شروع کار، درآمد فروش را به حساب بانکی شخصی خود دریافت میکنند و هزینههای شخصی را هم از همان حساب میپردازند.
ممکن است مبلغ فروش امروز صرف خرید شخصی شود یا یک هزینه مربوط به خانه از حساب کاری پرداخت شود. بعد از مدتی دیگر مشخص نیست چه مقدار پول متعلق به کسبوکار بوده و چه مقدار برای هزینههای شخصی مصرف شده است.
چرا این کار مشکلساز است؟
- مانده واقعی پول کسبوکار مشخص نمیشود.
- محاسبه سود و زیان سختتر میشود.
- ردگیری هزینهها و پرداختها دشوار میشود.
- ممکن است تصور کنید کسبوکار سودده است، در حالی که سرمایه در حال کاهش است.
راه جلوگیری از این اشتباه
بهتر است برای کسبوکار خود حساب بانکی، کارت یا صندوق جداگانه داشته باشید. هر مبلغی که برای استفاده شخصی از کسبوکار خارج میکنید نیز باید مشخص و قابل پیگیری ثبت شود.
در حسابیک میتوانید حسابهای بانکی و صندوقهای مختلف را جداگانه تعریف کنید و دریافتها و پرداختهای مربوط به هر حساب را ثبت کنید. برای آشنایی بیشتر با این بخش، مقاله آموزش مدیریت صندوق و حسابهای بانکی در حسابیک را مطالعه کنید.
۲. ثبت نکردن روزانه فروشها و هزینهها
یکی دیگر از اشتباهات رایج حسابداری، عقب انداختن ثبت اطلاعات است. فروش انجام میشود، هزینهای پرداخت میشود یا مشتری مبلغی واریز میکند، اما ثبت آن به آخر هفته یا پایان ماه موکول میشود.
وقتی ثبت اطلاعات به تعویق میافتد، احتمال فراموش شدن جزئیات بیشتر میشود. ممکن است مبلغی را اشتباه به خاطر بیاورید، نام مشتری فراموش شود یا ندانید یک پرداخت بابت کدام فاکتور بوده است.
نتیجه ثبت دیرهنگام چیست؟
- اختلاف بین موجودی واقعی و موجودی ثبتشده
- مانده اشتباه مشتریها و تأمینکنندگان
- فراموش شدن هزینههای کوچک اما پرتکرار
- گزارش فروش و دریافتوپرداخت غیرقابل اعتماد
راه جلوگیری از این اشتباه
فروشها، هزینهها، دریافتها و پرداختها را همان روز ثبت کنید. حتی هزینههای کوچک مثل بستهبندی، کرایه ارسال، حمل کالا یا خرید لوازم مصرفی هم باید ثبت شوند.
استفاده از حسابداری آنلاین کمک میکند این کار را به زمان حضور پشت کامپیوتر محدود نکنید. با حسابیک میتوانید از طریق موبایل هم به اطلاعات کسبوکار دسترسی داشته باشید و ثبت عملیات را به تعویق نیندازید.
۳. اشتباه گرفتن فروش با سود واقعی
بالا بودن مبلغ فروش حس خوبی ایجاد میکند، اما فروش فقط یکی از بخشهای وضعیت مالی کسبوکار است. اگر هزینهها و قیمت خرید کالا درست ثبت نشده باشند، نمیتوان درباره سود واقعی تصمیم گرفت.
برای مثال ممکن است یک کالا را ۹۵۰ هزار تومان بفروشید، اما قیمت خرید آن ۶۸۰ هزار تومان باشد. اگر هزینه ارسال، تبلیغات، بستهبندی و تخفیف را هم در نظر بگیرید، سود نهایی بسیار کمتر از اختلاف قیمت خرید و فروش خواهد بود.
چرا این اشتباه خطرناک است؟
اگر فروش را با سود اشتباه بگیرید، ممکن است:
- بیشتر از توان مالی کسبوکار برداشت کنید.
- برای خرید بعدی سرمایه کافی نداشته باشید.
- قیمتگذاری اشتباه انجام دهید.
- کالاهای کمسود را پرفروش و موفق تصور کنید.
راه جلوگیری از این اشتباه
قیمت خرید کالاها، هزینههای مستقیم و هزینههای جاری کسبوکار را دقیق ثبت کنید. گزارش فروش را در کنار هزینهها، دریافتها، پرداختها و موجودی بررسی کنید.
برای تعریف دقیق قیمت خرید، قیمت فروش و اطلاعات کالا میتوانید مقاله آموزش تعریف کالا در حسابیک را بخوانید.
۴. ثبت نکردن دقیق دریافتها و پرداختها
صدور فاکتور بهتنهایی به معنی دریافت پول نیست. ممکن است برای مشتری فاکتور ثبت شده باشد، اما مشتری هنوز تسویه نکرده یا فقط بخشی از مبلغ را پرداخت کرده باشد.
از طرف دیگر ممکن است مشتری کارتبهکارت کرده باشد، اما دریافت وجه در سیستم ثبت نشده باشد. در این حالت مانده حساب مشتری اشتباه نمایش داده میشود.
همین مسئله درباره پرداخت به فروشنده، تأمینکننده، پیک، نیروی کار یا سایر هزینهها هم وجود دارد.
مشکلاتی که ایجاد میشود
- مشتری تسویه کرده، اما همچنان بدهکار نمایش داده میشود.
- پرداخت به تأمینکننده ثبت نشده و دوباره مطالبه میشود.
- مانده حساب بانکی یا صندوق با واقعیت تفاوت پیدا میکند.
- مشخص نیست هر واریز بابت کدام فاکتور بوده است.
راه جلوگیری از این اشتباه
هر دریافت یا پرداخت را همراه با طرف حساب، مبلغ، تاریخ، روش پرداخت، حساب مربوطه و توضیحات ثبت کنید.
در حسابیک میتوانید دریافت و پرداخت را به مشتری یا طرف حساب مربوط متصل کنید. این کار باعث میشود سوابق مالی هر شخص و مانده حساب او شفافتر باشد.
برای آشنایی با ثبت مشتریها و مانده حساب آنها، مقاله آموزش تعریف طرف حساب در حسابیک را مطالعه کنید.
۵. کنترل نکردن موجودی و قیمت خرید کالا
یکی از مهمترین بخشهای حسابداری فروشگاهی، کنترل موجودی است. اگر ورود و خروج کالا درست ثبت نشود، موجودی نمایشدادهشده با موجودی واقعی انبار متفاوت خواهد بود.
این اشتباه در فروشگاههای پوشاک، کیف و کفش و کالاهای رنگدار بیشتر دیده میشود؛ چون یک محصول ممکن است چند رنگ، مدل یا تنوع مختلف داشته باشد.
پیامدهای موجودی اشتباه
- فروش کالایی که دیگر موجود نیست
- خرید دوباره کالایی که هنوز در انبار وجود دارد
- نامشخص بودن کالاهای پرفروش یا کمفروش
- محاسبه اشتباه ارزش موجودی
- ثبت نادرست سود کالاها بهدلیل قیمت خرید اشتباه
راه جلوگیری از این اشتباه
خرید و فروش کالا را با فاکتور ثبت کنید، موجودی را بهصورت دورهای بررسی کنید و گزارش گردش کالا یا کاردکس را ببینید.
در حسابیک میتوانید جزئیات کالا، تعداد خرید، تعداد فروش، موجودی فعلی و کاردکس آن را بررسی کنید. این اطلاعات کمک میکند مشخص شود هر کالا چه زمانی وارد یا خارج شده است.
برای مدیریت فروش پیجهای پوشاک نیز میتوانید مقاله حسابداری آنلاین برای پیج اینستاگرامی پوشاک را مطالعه کنید.
۶. ثبت اشتباه فاکتور، تخفیف و مرجوعی
اشتباه در فاکتور فقط یک خطای ساده نیست. انتخاب مشتری اشتباه، تعداد نادرست کالا، قیمت فروش غلط، ثبت نکردن تخفیف یا بیتوجهی به کالای مرجوعشده میتواند چند بخش مختلف حسابداری را بههم بریزد.
برای مثال اگر بهجای دو عدد کالا، سه عدد در فاکتور ثبت شود، مبلغ فروش، مانده مشتری و موجودی کالا همگی اشتباه خواهند شد.
اشتباهات متداول در ثبت فاکتور
- انتخاب طرف حساب اشتباه
- ثبت تعداد نادرست
- انتخاب رنگ یا مدل اشتباه کالا
- ثبت قیمت قدیمی یا اشتباه
- فراموش کردن تخفیف
- ثبت نکردن مرجوعی کالا
- حذف یا ویرایش فاکتور بدون بررسی اثر آن بر موجودی و حساب مشتری
راه جلوگیری از این اشتباه
قبل از نهایی کردن فاکتور، نام مشتری، کالا، تعداد، رنگ، قیمت، تخفیف و مبلغ نهایی را بررسی کنید. همچنین بهتر است هر مرجوعی یا اصلاح فاکتور بهصورت شفاف ثبت شود.
در حسابیک میتوانید هنگام ثبت فاکتور، کالا را بر اساس نام، کد یا بارکد جستجو کنید و طرف حساب مربوط را انتخاب کنید. پس از ثبت نیز اطلاعات فاکتور قابل پیگیری خواهد بود.
۷. بررسی نکردن صندوق، بانک و گزارشهای مالی
بعضی کسبوکارها اطلاعات را ثبت میکنند، اما هیچوقت گزارشها را بررسی نمیکنند. ثبت اطلاعات بدون بررسی دورهای، ممکن است باعث شود خطاها برای مدت طولانی پنهان بمانند.
ممکن است مانده حساب بانکی با عدد ثبتشده متفاوت باشد، صندوق کسری داشته باشد یا چند مشتری بدهکار باشند؛ اما تا زمانی که گزارشها بررسی نشوند، این مشکلات دیده نمیشوند.
چه گزارشهایی باید بررسی شوند؟
- فروش روزانه و ماهانه
- دریافتها و پرداختها
- مانده صندوق و حسابهای بانکی
- مانده مشتریها و تأمینکنندگان
- موجودی و کاردکس کالا
- فاکتورهای تسویهنشده
- کالاهای پرفروش و کمفروش
راه جلوگیری از این اشتباه
برای بررسی گزارشها یک برنامه منظم داشته باشید. برخی اطلاعات باید روزانه و برخی هفتگی یا ماهانه بررسی شوند.
داشبورد و گزارشهای حسابیک کمک میکنند وضعیت فروش، فاکتورها، دریافتها، پرداختها و موجودی را یکجا بررسی کنید و مشکلات را قبل از بزرگ شدن تشخیص دهید.
چکلیست روزانه حسابداری برای فروشگاهها
برای جلوگیری از اشتباهات حسابداری، بهتر است در پایان هر روز این موارد را بررسی کنید:
- آیا همه فاکتورهای فروش امروز ثبت شدهاند؟
- آیا دریافتهای نقدی و کارتبهکارت ثبت شدهاند؟
- آیا پرداختها و هزینههای امروز وارد شدهاند؟
- آیا مشتری یا طرف حساب درست انتخاب شده است؟
- آیا موجودی کالاهای فروختهشده کاهش پیدا کرده است؟
- آیا مبلغ صندوق و حساب بانکی با اطلاعات ثبتشده هماهنگ است؟
- آیا سفارش لغو یا مرجوعی وجود داشته که باید ثبت شود؟
چکلیست هفتگی و ماهانه
علاوه بر ثبت روزانه، بهتر است هر هفته یا پایان ماه این موارد را هم بررسی کنید:
- مقایسه فروش این دوره با دوره قبل
- بررسی مشتریهای بدهکار
- بررسی پرداختهای انجامنشده به تأمینکنندگان
- کنترل موجودی کالاهای مهم و پرفروش
- بررسی کالاهای کمفروش یا بدون گردش
- مقایسه مانده بانک و صندوق با موجودی واقعی
- بررسی هزینههای غیرعادی یا تکرارشونده
- محاسبه تقریبی سود پس از کسر هزینهها
حسابیک چطور از بروز این اشتباهات جلوگیری میکند؟
بخش زیادی از اشتباهات حسابداری زمانی اتفاق میافتد که اطلاعات در چند دفتر، فایل، پیامرسان یا حافظه افراد پراکنده باشد.
با حسابداری آنلاین حسابیک میتوانید اطلاعات اصلی کسبوکار را در یک سیستم ثبت و پیگیری کنید؛ از جمله:
- تعریف مشتریها و تأمینکنندگان
- ثبت فاکتور خرید و فروش
- ثبت دریافتها و پرداختها
- مدیریت صندوق و حسابهای بانکی
- تعریف کالا، قیمت خرید و قیمت فروش
- کنترل موجودی، گردش انبار و کاردکس
- مشاهده گزارشها و سوابق مالی
- دسترسی از طریق موبایل، لپتاپ یا تبلت
آنلاین بودن حسابیک باعث میشود برای ثبت یا بررسی اطلاعات منتظر حضور پشت یک سیستم خاص نباشید. در هر زمان و مکان میتوانید وضعیت کسبوکار را بررسی کنید و اطلاعات جدید را ثبت کنید.
جمعبندی
بسیاری از مشکلات مالی کسبوکارها بهدلیل کم بودن فروش نیست؛ بلکه بهدلیل ثبت ناقص، دیرهنگام یا اشتباه اطلاعات اتفاق میافتد.
قاطی کردن پول شخصی و کاری، ثبت نکردن هزینهها، اشتباه گرفتن فروش با سود، کنترل نکردن موجودی، ثبت ناقص فاکتورها و بررسی نکردن گزارشها از مهمترین اشتباهات حسابداری فروشگاهها هستند.
هرچه تعداد مشتریها، کالاها و سفارشها بیشتر شود، مدیریت حسابداری با یادداشتهای پراکنده سختتر خواهد شد. ثبت منظم اطلاعات و استفاده از یک نرمافزار حسابداری آنلاین کمک میکند وضعیت فروش، موجودی، دریافتها، پرداختها و مانده حسابها شفافتر باشد.
با حسابیک میتوانید حسابوکتاب کسبوکارتان را سادهتر، منظمتر و قابل پیگیری مدیریت کنید و قبل از اینکه یک اشتباه کوچک به مشکل بزرگی تبدیل شود، آن را تشخیص دهید.